Rozmowy kwalifikacyjne są współcześnie nieodzownym elementem procesu rekrutacyjnego. Niezależnie od tego czy kandydat ubiega się o pracę, awans, staż czy miejsce na uczelni przebieg takiej rozmowy jest zazwyczaj bardzo podobny. Ważne jest wrażenie jakie zrobi się na osobie przeprowadzającej rozmowę, dlatego kandydat powinien prezentować się doskonale.

Rozmowa kwalifikacyjna, po angielsku interview, przebiega na ogół według pewnych określonych zasad. Wyróżnić można kilka rodzajów rozmów kwalifikacyjnych:

• rozmowa według ustalonego wzorca – w czasie jej trwania zadawane są standardowe pytania pozwalające na ustalenie mocnych i słabych stron osobowości kandydata. W trakcie takiej rozmowy można uzyskać szczegółowe, uporządkowane odpowiedzi, dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego danej osoby.

• rozmowa swobodna – jest przypadkową dyskusją, prowadzoną bez wyraźnego kierunku. W przypadku naboru osób na stanowisko, gdzie często trzeba kontaktować się z ludźmi, pracodawca chce ocenić umiejętność prowadzenia rozmowy. Swobodna rozmowa może być w tej sytuacji wstępem do późniejszej, właściwej rozmowy kwalifikacyjnej.

• rozmowa kompleksowa – to połączenie nieformalnej swobodnej rozmowy z rozmową według ustalonego wzorca. Prowadzący rekrutację ma przygotowany plan, według którego toczy się rozmowa, ale jednocześnie pozwala na odstępstwa w celu zbadania interesujących go szczegółów, zachęca kandydatów do dyskusji. Jest to sposób prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, który pozwala rozpoznać nie tylko przygotowanie zawodowe, ale i predyspozycje cechy osobowe kandydata, możliwość dopasowania się do zespołu, chęć kształcenia się etc.

• rozmowa w sytuacji stresu – jest coraz bardziej popularną metodą doboru pracowników na stanowiska, gdzie umiejętność radzenia sobie ze stresem jest kluczowa (np. stanowiska kierownicze). Stosowana jest w celu wykrywania ewentualnych nieścisłości, rozbieżności w wypowiedziach kandydatów do pracy. Podczas rozmowy niepostrzeżenie rośnie stopień trudności, pytania zmieniają się w coraz trudniejsze, kandydatowi coraz trudniej odpowiadać na nie, jest naciskany, obserwowany i oceniany. Taka rozmowa kryje wiele podchwytliwych pytań, pułapek i podstępów. Rozmowa ma na sprowokowanie kandydata, jest próbą zbicia go z tropu. W trakcie rozmowy stresującej znacznie mniej ważne jest to „co" kandydat mówi. O wiele bardziej interesujące dla rekrutera są reakcje – dokładnie obserwuje zachowania kandydata, jego umiejętność radzenia sobie z natrętnymi, czasem nachalnymi osobami prowadzącymi wywiad.

• rozmowa grupowa – przeprowadzana jest wtedy, gdy ostateczną decyzję o zatrudnieniu ma podjąć więcej niż jedna. Mogą ją prowadzić pracownicy działu kadr, kierownictwo i osoby pracujące na równorzędnych do obsadzanego stanowiskach. Występowanie przed grupą jest stresujące dla kandydata, sprawia wrażenie egzaminu, ale daje możliwość zaprezentowania swoich kwalifikacji zawodowych w bezpośredniej rozmowie z kolegami po fachu, którzy mogą mieć znaczące zdanie przy opiniowaniu.

• rozmowa dla pozoru – to spotkanie z kandydatami mające stworzyć namiastkę rywalizacji o ofertę. Często jest to parawan dla polityki personalnej firmy, która i tak planuje zatrudnienie „swojego" kandydata. Pracodawca często kluczy i omija istotne problemy, nie precyzuje zakresu swoich oczekiwań, unika podania konkretnych terminów i odpowiedzi.

Rozmowa kwalifikacyjna jest ostatnim i najważniejszym etapem w poszukiwaniu pracy, dlatego należy się do niej dobrze przygotować. Warto uporządkować informacje na swój temat, pozwoli to przygotować się do odpowiedzi na dowolne pytanie dotyczące Twojej osoby, Twojej szkoły, zdanych egzaminów, doświadczenia zawodowego oraz szkoleń.

Zbierając jak najwięcej informacji na temat firmy, być może przewidzisz część pytań które mogą zostać zadane. Warto również zebrać informacje o oferowanym stanowisku pracy (jaki zakres wiedzy jest potrzebny do pracy na tym stanowisku, jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe jest potrzebne, czy praca wykonywana jest w systemie zmianowym itp.).

Ważne jest pierwsze wrażenie, czyli:

• pierwsze 20 sekund kontaktu
• pierwsze 20 gestów
• pierwsze 20 wypowiedzianych słów

Aby zrobić dobre wrażenie:

• patrz na rozmówcę
• mów wyraźnie, spokojnie, zrozumiałym językiem
• uśmiechaj się
• pamiętaj o mowie ciała
• wykreuj swój wizerunek (wygląd zewnętrzny – schludne ubranie, dodatki do ubioru)

Trudne pytania

Niektóre pytania na rozmowie kwalifikacyjnej mogą wydać się dziwne i nie na miejscu. Jednak w rzeczywistości firma chcąca zatrudnić pracownika stara się ocenić, czy będzie on właściwym kandydatem na dane stanowisko i jak po radzi sobie w trudnych sytuacjach.

Niektóre pytania wydają się nam kłopotliwe ponieważ:

• Dotyczą Twoich słabych stron;
• Odnoszą się do Twoich spraw prywatnych;
• Sondują Twoją osobistą skalę wartości;
• Stawiają Cię pod ścianą.

Radzenie sobie z trudnymi pytaniami:

• Przygotuj wcześniej argumentację, część pytań można przewidzieć i przy gotować.
• Mów pewnie, z odpowiednią siłą i tonem głosu.
• Nie unikaj odpowiedzi na pytanie, lecz próbuj je pozytywnie przeformułować.
• Odpowiadaj ściśle na zadawane pytania, nie podawaj z własnej inicjatywy informacji niekorzystnych dla Ciebie.
• Pokazuj, że kontrolujesz problem.
• Możesz przyznać się do niektórych błędów lub słabości, pokazując ich pozytywne konsekwencje.

W przypadku, gdy padają trudne/kłopotliwe pytania nie należy milknąć ani też reagować agresywnie.

Trudne pytania mogą być specjalnie zaaranżowane (wywiad stresujący), aby osoby prowadzące rekrutację mogły sprawdzić Twoje reakcje w trudnych warunkach. Sytuacja ta może mieć niezbyt przyjemny przebieg dla osoby szukającej pracy. Rozmówca może np. celowo przerywać rozmowę z kandydatem i dzwonić do znajomych, ostentacyjnie ziewać, marszczyć brwi z wyrazem niezadowolenia na twarzy, a wszystko po to, aby sprawdzić, jak reagujesz w trudnych sytuacjach. Po przeprowadzeniu rozmowy osoba prowadząca rekrutację powinna przeprosić kandydata i wyjaśnić zaistniałą sytuację.

Źródło: Rozmowa kwalifikacyjna – poradnik, Opracowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, Kraków